Privacyverklaring

1. Algemeen

De landelijk Werkgroep Meteoren is een zelfstandige vereniging welke is aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Vereniging voor Weer- en Sterrenkunde (KNVWS), een overkoepelde federatie. De Werkgroep Meteoren beheert gegevens van de volgende natuurlijke personen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in een personenadministratie:

1. Leden en ereleden.

2. Bestuursleden. Dit zijn de personen die conform vastlegging in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel alleen dan wel gezamenlijk bevoegd zijn om namens de Werkgroep Meteoren te handelen. Hierna te noemen bestuursleden.

3. Leden van commissies die zijn ingesteld volgens de statuten of besluiten van de Algemene Ledenvergadering (ALV) of het werkgroepbestuur (thans nog niet aanwezig). Hierna te noemen commissieleden.

Met het aanvaarden van het lidmaatschap aanvaarden leden in de drie hierbovengenoemde catagorieën ook de inhoud en strekking van deze privacyverklaring.

Waar van toepassing gelden de definities uit de AVG en statuten van de Werkgroep Meteoren.

2. Welke gegevens bevat de personenadministratie?

De leden verstrekken voor hun lidmaatschap de volgende gegevens:

1. Voorletters of voornaam, achternaam*
2. Straatadres, huisnummer, postcode en woonplaats*
3.  Emailadres*
4. Telefoonnummer en/of mobiel telefoonnummer
5. Geslacht
6. (academische) Titel
7. Lidmaatschap JongerenWerkgroep voor Sterrenkunde.

De gegevens met een * gemerkt, worden verplicht verstrekt.

Overeenkomstige gegevens worden geregistreerd van de ereleden, de bestuursleden en commissieleden, zoals bedoeld in de inleiding.

Voorts wordt in de personenadministratie een overzicht bijgehouden wanneer een actueel gegeven is vastgelegd. Het verouderde gegeven wordt verwijderd.

De voorgenoemde persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt. Berichten van derden worden uitsluitend aan betreffende en betrokken personen doorgegeven voor de nodige afhandeling.

3. Wettelijke grondslag voor verwerking van genoemde persoonsgegevens

Minimaal één van de zes grondslagen uit de AVG moet van toepassing zijn voor recht om de persoonsgegevens te verwerken. Deze grondslagen zijn:

1. Toestemming van de betrokken persoon.
2. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
3. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.
4. De gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen.
5. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag.
6. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen.

De beschreven personenadministratie is noodzakelijk voor het functioneren van de Werkgroep Meteoren voor een redelijke dienstverlening aan de leden. Grondslagen 2 en 6 zijn derhalve voldoende van toepassing voor het recht de gegevens te verwerken. Grondslag 1 ziet op situaties zonder een vaste relatie tussen persoon en organisatie waaruit de noodzaak van verwerking van persoonsgegevens volgt, hiervoor wordt expliciet toestemming gevraagd voor het verwerken van de gevraagde gegevens.

4. Waarom houdt de vereniging deze persoonsgegevens bij?

1. Voor het toezenden van informatie die in print verschijnt, gebruiken wij voor de juiste adressering: geslacht (voor de aanspreektitel), de titel (desgewenst voor de aanspreektitel), de voorletters (voor de aanspreektitel), de achternaam (voor de aanspreektitel), het straatadres / huisnummer / postcode en plaats (voor het bezorgadres).

2. Voor het elektronisch toezenden van de nieuwsbrief gebruiken wij het emailadres.

3. Voor het elektronisch toezenden van oproepingen en stukken voor bijeenkomsten en vergaderingen gebruiken wij het emailadres.

4. Voor het bereiken van een persoon in verband met (de afhandeling van) binnengekomen vragen, gebruiken wij het (mobiele) telefoonnummer en/of het emailadres.

5. Voor het verifiëren van de bevoegdheid van personen, die aan de Algemene Ledenvergadering deelnemen dan wel een ander machtigen, gebruiken wij de naam-, adres- en woonplaats gegevens.

5. Toestemming tot het verzamelen en het gebruik van de gegevens

1. Voor leden die per ingangsdatum van deze privacyverklaring lid zijn, geldt dat zij op de hoogte worden gesteld van het bestaan en de inhoud van deze privacyverklaring en dat zij stilzwijgend toestemming verlenen voor opneming van gegevens in de personenadministratie van de Werkgroep Meteoren. Deze leden hebben de mogelijkheid om bezwaren in te dienen en/of het lidmaatschap te beëindigen.

2. Personen die na de ingangsdatum van deze privacyverklaring tot de vereniging wensen toe te treden als lid, worden op het privacyverklaring gewezen. Aanvaarding van het lidmaatschap op hun schriftelijke of digitale aanmelding houdt de onder grondslag 1 bedoelde toestemming in.

3. Aanvaarding van een bestuurs- of commissielidmaatschap houdt de onder grondslag 1 bedoelde toestemming in.

6. Inzage en wijziging van gegevens

Geregistreerde personen hebben het recht,

1. op inzage van de gegevens die over hen in de ledenadministratie worden bijgehouden. Een verzoek om deze gegevens te mogen inzien, wordt gericht aan het secretariaat van de vereniging. Een verzoek om deze gegevens te mogen inzien, wordt gericht aan het secretariaat van de vereniging, te bereiken via het emailadres: info@werkgroepmeteoren.nl

2. op rectificatie en aanvulling van de gegevens die over hen in de ledenadministratie worden bijgehouden. Een verzoek voor rectificatie en aanvulling van deze gegevens, wordt gericht aan het secretariaat van de vereniging, te bereiken via het emailadres info@werkgroepmeteoren.nl

3. om eerder verstrekte gegevens te laten muteren, zoals bij verhuizing. Een verzoek om deze gegevens te muteren, wordt gericht aan het secretariaat van de vereniging, te bereiken via het emailadres info@werkgroepmeteoren.nl

4. om zich af te melden voor het toezenden van informatie via elektronische kanalen en/of per post. Een verzoek daartoe wordt gericht aan het secretariaat van de vereniging, te bereiken via het emailadres info@werkgroepmeteoren.nl of middels de afmeldmogelijkheden van de betreffende digitale media, zoals de nieuwsbrief.

7. Vernietigen van de gegevens

1. Correspondentie waarmee (wijzigingen van) persoonsgegevens zijn ontvangen, wordt vernietigd zodra de gegevens zijn opgenomen in de personenadministratie.

2. Bij de beëindiging van het bestuurslidmaatschap worden de gegevens van de persoon verwijderd voor vastlegging in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, welke niet noodzakelijk zijn voor het regulier lidmaatschap.

3. Bij de beëindiging van een lidmaatschap, erelidmaatschap, of van een commissielidmaatschap worden de gegevens van de persoon verwijderd ten laatste aan het einde van het kalenderjaar dat volgt op het jaar van de beëindiging. De gegevens van de persoon worden dan nog uitsluitend gebruikt voor het afronden van (financieel)administratieve handelingen.

8. Delen van gegevens met derde partijen

1. De vereniging deelt, bij het van kracht worden van deze privacyverklaring, geen gegevens uit de personenadministratie met derde partijen.

2. Uitzondering op hiervoorgenoemde punt, is het delen van de naam en contactgevens van bestuursleden met de overkoepelende federatie KNVWS, ten behoeve dan het lidmaatschap van de vereniging bij de KNVWS. Voor deze gegevens is de privacyverklaring van de KNVWS van toepassing.

3. Mocht het later (om welke reden dan ook) noodzakelijk zijn, dan zal een daartoe strekkende ‘verwerkingsovereenkomst’ met een derde partij ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering. Voor goedkeuring is de gewone meerderheid van de aanwezige, stemgerechtigde leden vereist. De goedkeuring wordt vermeld in de notulen van de gehouden vergadering.

9. Hoe gaat de vereniging om met de gegevens en wie mag ze inzien?

1. De personenadministratie wordt vastgelegd in een offline elektronisch bestand of in een online administratie bij een provider waarmee een verwerkingsovereenkomst door de ALV is goedgekeurd.

2. De personenadministratie wordt beheerd door degene die door het bestuur belast is met het bijhouden van de personenadministratie, hierna te noemen de administrateur.

3. De computer waarop de gegevens worden vastgelegd, is voorzien van een toegangswachtwoord en een bijgewerkte virusscanner, zodanig dat de gegevens alleen inzichtelijk zijn voor de administrateur.

4. Op verzoek verstrekt de administrateur een werkkopie van een relevant deel van het actuele personenadministratie aan een bestuurslid of commissielid ter uitvoering van taken als facturering en het verzenden van informatie.

5. Na het uitvoeren van de taak waarvoor de werkkopie werd verstrekt, wordt de werkkopie vernietigd. Tot die tijd wordt de werkkopie bewaard op een vergelijkbare wijze als bij punt 3. beschreven.

6. Met de houders van werkkopieën, wordt een verwerkingsovereenkomst gesloten ter meerdere zekerheid dat de privacy van de gegevens gewaarborgd blijft. Deze overeenkomst kan bestaan uit het ondertekenen van een afschrift van deze privacyverklaring.

7. De afschriften als beschreven onder 6. worden bewaard in de administratie van de secretaris.

8. Elektronische collectieve toezending van informatie aan personen geschiedt uitsluitend via het opnemen van het emailadres in het “BCc:-veld” tenzij de personen lid zijn van één bestuur of van één commissie.

9. Toezending per post van informatie aan personen geschiedt uitsluitend per adresplaatje waarop de NAW-gegevens van het lid zijn vermeld.

10. Wat gebeurt er als er sprake is van een gegevenslek?

1. Bovenbedoelde administrateur is verplicht om, zodra er vermoeden bestaat dat gegevens van personen door onbevoegde zijn benaderd (ondanks de voorzorgsmaatregelen die redelijkerwijs mogen worden verlangd), de voorzitter – en bij ontstentenis de secretaris of penningmeester – van het bestuur te informeren over het vermoeden.

2. De voorzitter / plaatsvervanger stelt de melding aan de orde in de eerstvolgende bestuursvergadering. Het bestuur gaat de ernst van het gegevenslek na, en gaat na welke maatregelen moeten worden genomen om herhaling te voorkomen. De melding en de te nemen maatregelen worden vastgelegd in de notulen.

3. In geval van een ernstig gegevenslek zal de voorzitter / plaatsvervanger dan namens de vereniging hiervan melding doen bij de daartoe bevoegde instanties.

11. Hoe worden leden en degenen die inzage hebben in de gegevens geïnformeerd?

1. Deze privacyverklaring wordt gepubliceerd op de website van de vereniging.

2. Alle leden ontvangen schriftelijk bericht over het bestaan van deze privacyverklaring en hebben de mogelijkheid hierop te reageren.

3. Nieuwe leden worden gewezen op deze privacyverklaring en gaan er mee akkoord door het aanvaarden van het lidmaatschap.

12. Hoe kan deze privacyverklaring worden gewijzigd?

1. Wijzigingen in deze privacyverklaring behoeven de goedkeuring van de Algemene Leden Vergadering.

2. Na besluitvorming is het nieuwe privacyverklaring van kracht vanaf de dag dat het besluit is genomen. Alle leden die op dat moment tot de vereniging behoren, worden geacht ermee in te stemmen. Het voorgaande beperkt het recht van een lid niet om het lidmaatschap te beëindigen naar aanleiding van het genomen besluit.

13. Op welke datum gaat deze privacyverklaring in en op welke data is het gewijzigd?

1. Het privacyverklaring gaat conform het besluit van het bestuur van de Werkgroep Meteoren in per 25 mei 2018.

2. Het privacyverklaring is sinds de inwerkingtreding nog niet gewijzigd.

3. Wijziging behoeft goedkeuring van de ALV.

 

Interessant? Deel deze pagina:
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin
Pin on Pinterest
Pinterest
Print this page
Print
Email this to someone
email